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Un equipo de expertos junto a los archiveros evaluarán los documentos de archivo a fin de determinar el plazo de su conservación y su destino final, lo que permitirá liberar espacio tanto en las oficinas como en los depósitos del Archivo.

28/03/2022.- La Diputación Provincial de Cáceres ha constituido formalmente una Comisión de Valoración Documental según lo establecido en el Reglamento del Sistema Archivístico y Modelo de Gestión Documental, publicado en el BOP n.º de 7 de julio de 2021.

El diputado de Cultura y Deportes, Fernando Grande Cano, que ha participado en la conformación de esta Comisión, ha explicado que “la valoración documental es una de las funciones menos conocidas de los archivos, sin embargo es el núcleo fundamental de la misión de los archiveros. Estas operaciones son beneficiosas, además, para liberar espacio tanto en las oficinas como en los depósitos del Archivo”.

La Comisión de Valoración Documental estará constituida por un equipo de expertos que, coordinados por los archiveros, evaluarán los documentos de archivo a fin de determinar el plazo de su conservación, una vez agotada su vigencia y su destino final. El juicio de valor que este órgano proponga debe determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales y, si fuese necesario, establecer el período de vigencia. El resultado de este proceso dará lugar a la tabla de valoración de cada serie documental. La unión de todas ellas conformará el calendario de conservación que será publicado para su difusión.

En ese sentido, el diputado del área ha puntualizado que “la gestión de la información es la base para el correcto funcionamiento de una institución, por lo que establecer servicios y estrategias de gestión permite que los documentos producidos y recibidos sean administrados y categorizados dependiendo de su relevancia administrativa”.

El ciclo de vida de los documentos

Los documentos tienen un ciclo de vida, y durante este tiempo adquieren, en primer lugar, un valor primario (administrativo, jurídico/legal, fiscal o contable). Una vez finalizados los procedimientos, cuando ya no se utilizan por la unidad que los creó, comienzan, algunos de ellos, a adquirir un valor secundario (informativo o histórico), ya no servirán a la unidad administrativa pero sí podrán servir como fuentes primarias para la investigación histórica.

El modelo de gestión documental que se determina en el Reglamento del Sistema Archivístico y Modelo de Gestión Documental de la Diputación de Cáceres establece mecanismos para fijar y determinar la corresponsabilidad entre productores (responsables de la gestión administrativa) y archiveros para controlar la conservación.

“Hasta hace poco tiempo al archivero era un mero conservador pasivo de documentos, sin embargo, en la actualidad, debe tomar un papel proactivo, en el que la valoración sea clave en la fase inicial de la gestión documental, algo que en el mundo de la administración electrónica es imprescindible”, ha explicado Grande Cano.